کاربرد شیرپوینت در مدیریت اسناد

بسیاری از کسب و کارها در سراسر جهان در حال حرکت به سمت دیجیتالی شدن و فعالیت در فضای آنلاین هستند. این واقعیت که شما کاری را مانند گذشته انجام دهید هیچ اهمیتی ندارد. مهم این واقعیت است که شما چقدر سریع و کارآمد آن کار مشخص را انجام می‌دهید. کلیه سازمان ها و کسب و کارها با انواع اسناد و مدارک سروکار دارند. دیجیتال سازی در واقع پرونده های موجود در دفاتر ما را کم حجم تر می‌کند، اما استفاده از آنها و سوابق را حذف نمی‌کند. گزارش ها در فرم‌های الکترونیکی متنوع می‌شوند زیرا تایپ کردن و کپی برداری از آنها آسان‌تر است. یک سیستم مدیریت اسناد شیرپوینت از سرور شیرپوینت استفاده می‌کند و اگر با ویژگی‌های جدید آفیس 365 ترکیب شود، فضای کاری پرجنب و جوشی را برای شما فراهم می‌کند.

پلتفرم مدیریت اسناد با شیرپوینت یا DMS یک راه حل فنی برای مشکل مربوط به مدیریت اسناد کسب و کار شما است. بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده راه حل های DMS بر اساس بسیاری از سیستم عامل‌های انتخاب شده عمل می کنند.

خدمات شیرپوینت تنها یکی از خدماتی است تیم تکران با تجربه بین المللی در حوزه راهکارهای سازمانی ارائه می دهد.

برخی از ویژگی‌های مدیریت اسناد با شیرپوینت یا DMS به شرح زیر هستند:

ایمنی و امنیت

برخلاف اسناد کاغذی و اسناد دیجیتالی که به سادگی در پوشه های اصلی قرار می‌گیرند، اسنادی که توسط سیستم مدیریت اسناد اداره می‌شوند، از امنیت بسیار بهتری برخوردار هستند. دسترسی به اسناد حساس را می‌توان در سطح پوشه کنترل کرد. این بدان معنی است که می‌تواند به کارمندان خاصی محدود شود. همچنین جزئیات بیشتری را به دسترسی اسناد اضافه می‌کند و به شما اجازه می دهد افرادی که به آن دسترسی پیدا کرده اند، چه کسانی آن اسناد را تغییر داده اند و چه زمانی آن اسناد را مشاهده کرده اند را مشاهده کنید. همچنین مدیریت اسناد با شیرپوینت یک گزینه ایمن تر در مدیریت اسناد است، زیرا از اشتباهات رایج بر روی اسناد کاغذی جلوگیری می کند. می‌توانید از اسناد خود در ذخیره سازی ابری نیز پشتیبان تهیه کنید. اگر پرونده ها در هر مرحله از بین بروند، پشتیبان گیری می تواند به راحتی کار شما را بازیابی کند. در صورت نیاز به بازآفرینی، می‌توانید در هزینه‌های زیادی صرفه جویی کنید.

ذخیره

در مقایسه با مستندات کاغذی، داشتن تمام اسناد در یک دستگاه، صرفه جویی زیادی در فضای فیزیکی می‌کند. آنچه می‌تواند اتفاق هایی از اسناد و مدارک اختصاصی را به خود اختصاص دهد، می‌تواند یک لپ‌تاپ باشد که شامل اطلاعات کلیه کاربران نیز باشد. اسناد دیجیتال نیز می‌توانند ضعیف مدیریت شوند و فضای دیسکی زیادی را اشغال کنند، این مکان دیگری است که داشتن سیستم مدیریت اسناد می‌تواند به آن کمک بسیاری کند. با اسناد بهتر مدیریت شده، فضای زیادی که توسط آن اسناد اشغال شده بودند، آزاد می‌شوند.

مقررات و راحتی

اکثر اسناد و مدارک یک الزام نظارتی دارند. خواه یک ژورنال دانشگاهی باشد، یک سند تجاری یا یک اعلان دولتی. رعایت مقررات در این اسناد بسیار مهم است. فقدان آن می تواند به معنای رد کامل اسناد و مدارک شما باشد. داشتن سیستم مدیریت اسناد رعایت این قوانین را بسیار آسان می کند. آنها توانایی ایجاد مقررات، تنظیم برنامه ها به صورت خودکار، پردازش های خاص و دنبال کردن الگوها را برای شما فراهم می‌کنند. همچنین راحتی زیادی وجود دارد که ثابت کرده است این راحتی زیاد، روحیه محیط کار را تقویت می‌کند. مدیریت اسناد بخشی جدایی ناپذیر از راه حل امروز محل کار دیجیتال محسوب می‌شود.

صرف زمان

یافتن اسنادی که به درستی سازماندهی نشده باشند و حتی اگر به صورت تصادفی جا مانده باشند، ممکن است بسیار طولانی باشد. بسته به تعداد پرونده های شما، ممکن است از چند دقیقه به چند ساعت طول بکشد. داشتن یک سیستم مدیریت اسناد، اسناد و مدارک شما را به گونه ای سازماندهی می کند که یافتن پرونده دقیق مورد نظر شما بسیار آسان می‌شود. علاوه بر سازماندهی عمومی توسط سیستم مدیریت اسناد شیرپوینت، سیستم را می‌توان با بازیابی کلمات و عبارات پیاده‌سازی نمود.

شیرپوینت در دستگاه های تلفن همراه

شیرپوینت در دستگاه های تلفن همراه نیز موجود است، به این معنی که در دسترس بودن و استفاده از نرم‌افزار فراتر از رایانه نیز وجود دارد. این یک لایه راحتی بیشتر به نرم افزار اضافه می‌کند و همچنین میزان استفاده از آن را افزایش می‌دهد. می‌توانند به شیرپوینت در حین حرکت دسترسی داشته باشند و اسناد مهم خود را حتی در دستگاه‌های رایانه غیر دسترس نیز مدیریت کنند.

شیرپوینت یک نرم افزار بسیار سازگار

شیرپوینت متعلق به شرکت مایکروسافت است و به عنوان بخشی از مجموعه آفیس نیز موجود است. این بدان معنی است که شیرپوینت با نرم افزار دیگری که متعلق به مایکروسافت باشد سازگار است. بنابراین، این یک دریچه را به میزان گسترده ای از امکانات در مورد راه های انجام کار باز می کند. این واقعیت که این نرم افزار به طول کلی توسط بسیاری از مشاغل بزرگ استفاده می شود، همکاری و مدیریت اسناد را نیز آسان می‌کند. آنها می‌توانند کارهای خود را به راحتی به جای نیاز به بازآفرینی مستندات، با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

شیرپوینت قابل اعتماد

شیرپوینت یک نرم افزار بسیار قابل اعتماد است که داده های شما را ایمن نگه می دارد. حداقل مشکلات موجود در سرور، مانند مرحله همگام سازی و بازنویسی تصادفی پرونده ها را کنترل می‌کند. شیرپوینت بسیار خوب برنامه ریزی شده است و چنین خطاهایی را در خود راه نمی‌دهد. شیرپوینت نسخه مختلف هر سندی را ذخیره می‌کند که می‌توانید با استفاده از آن تغییرات را مرور کرده و در صورت لزوم دوباره برگردانید.