مایکروسافت 365 به عنوان یک سیستم مدیریت قرارداد
مایکروسافت 365 (Microsoft 365) یک سیستم نرم‌افزاری ساده و معمولی نیست. این نرم‌افزار یک راه‌حل سازمانی پیچیده، مبتنی بر همکاری درون‌سازمانی است که از آن برای مدیریت فرآیند، کار‌تیمی و درگاه‌های شرکتی و همچنین برای مدیریت محتوای وب استفاده می‌شود. در‌نتیجه، مایکروسافت 365 در سازمان‌ها به روش‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بسیاری از سازمان‌ها از شیرپوینت و آفیس 365 به عنوان یک بستر استراتژیک برای طراحی و اجرای استراتژی‌های دیجیتالی خود استفاده می‌کنند. سازمان‌هایی که در انجام امور سازمانی خود از شیرپوینت یا آفیس 365 استفاده می‌کنند، از مزایای دیگری همچون اجرای یک راه‌حل مدیریت قرارداد ارائه شده توسط این پلتفرم بهره می‌برند و در‌نتیجه هم برای کاربران و هم برای سازمان مزایایی بسیاری را به همراه دارد.
مدیریت قرارداد، یک روش جایگزین برای اجرای چنین راه‌حل هایی برای شیرپوینت و آفیس 365 است. با یک راه‌حل حرفه ای، سازمان شما می‌تواند به‌صورت هوشمندانه قراردادهای خود را در شیرپوینت ذخیره و بررسی کند. به‌عنوان مثال، شما بعنوان مدیر سازمان می‌توانید یک پوشه قرارداد و یک پوشه پروژه داشته باشید. از آنجایی که شما می‌بایستی سند مورد‌نظر خود را در چندین مکان بر‌روی درایو شبکه ذخیر کنید، اکنون می‌توانید قرارداد را به آسانی برای دسترسی به پوشه پروژه خود انتقال دهید. در مثالی دیگر، کاربران می‌توانند با یک کلید ساده مستقیما از یک قرارداد تامین‌کننده به کل پرونده سند آن تامین‌کننده منتقل شوند.
قراردادها اغلب نیاز به همکاری گسترده در سازمان دارند. این قراردادها ممکن است نیاز به تاییدیه‌های مختلف از جانب افراد مختلف درون سازمان داشته باشند، یا به افرادی نیاز داشته باشند که با یکدیگر بر‌روی اسناد همکاری و کار کنند. شیرپوینت با برنامه‌هایی همچون مایکروسافت آفیس ورد بسیار‌خوب ادغام می‌شود و به کاربران این امکان را می‌دهد تا بر روی قراردادها همکاری لازم را داشته باشند.
شیرپوینت در‌حال‌حاضر برخی از توابع اساسی را بصورت استاندارد فراهم می‌کند، از جمله لیست‌های وب و کتابخانه‌های اسناد. این توابع برای حفظ خصوصیات قرارداد به روشی مشابه لیست مرکزی اکسل استفاده می‌شوند. اسناد همچنین می‌توانند در کتابخانه‌های اسناد ذخیره شوند و در‌صورت نیاز به آن‌ها مراجعه شود. با این حال، فعالیت در این محیط می‌تواند منجر به برخی مشکلات و مسائل آشنا در مدیریت قرارداد شود:
- عدم محاسبه موثر تاریخ لغو قراردادهای در حال انجام، که منجر به ارائه‌ی داده‌های ناسازگار در طول زمان می‌شود.
- نبود عملکرد یادآوری خودکار برای تاریخ‌های لغو قرارداد.
- با توجه به مجوزهای موجود در سیستم، لیست قرارداد مرکزی برای همه کاربران قابل دسترسی نیست.
- نبود اطلاعات لازم درباره هزینه‌ها، یادداشت‌ها، وظایف و مهلت‌های تعیین شده برای قراردادها.
- تمامی اسناد باید بصورت دستی پیوند داده شوند، که این کار در عمل منجر به حجم‌کاری زیاد و در‌نهایت داده‌های ناسازگار می‌شود.
- مشکل بودن ارائه گزارش گرافیکی
چرخه عمر قراردادهای خود را در مایکروسافت 365 توانمند و طولانی کنید
به لطف دسترسی آسان به محصولات آفیس 365، شما می‌توانید مدیریت قراردادهای خود را تنها بر روی یک افزونه شیرپوینت متمرکز کنید. با اضافه‌کردن افزونه‌ی مدیریت قراردادهای ConvergePoint به آفیس 365، کل روند چرخه مدیریت قرارداد را برای تیم حقوقی سازمان ساده می کنید و به آن‌ها امکان مدیریت اسناد را بدون هیچ‌گونه تخصص در فناوری اطلاعات یا شیرپوینت می‌دهید. پس از دریافت مجوز برای اجرای این راه‌حل، سازمان شما قادر خواهد بود به سرعت افزونه مربوطه را در سیستم خود نصب کرده و از مزایای مدیریت قرارداد سازمانی بهره‌مند شود.
دلایل موفقیت آفیس 365 و شیرپوینت به‌عنوان پلتفرم مدیریت قرارداد
ذخیره‌سازی
شیرپوینت و آفیس 365 یک مخزن عالی برای محتوای سازمانی مانند اسناد و سوابق و سایر اسناد پشتیبانی قرارداد فراهم می‌کند. همچنین، تمام نقاط عطف، تعهدات، پروفایل‌های کاربری و سایر اطلاعات را در یک مخزن واحد می‌توان ذخیره کرد. تیم‌های حقوقی و قراردادی می‌توانند در صورت لزوم به‌راحتی به این مخزن دسترسی پیدا کنند.
امنیت بالا
شیرپوینت و آفیس 365 دارای یک سیستم امنیتی درجه یک در احراز هویت است که آن را به ابزاری بسیار قدرتمند برای مدیریت داده‌های حساس مانند قراردادها تبدیل می‌کند. همچنین این پلتفرم ممیزی امنیتی را فراهم می‌کند که به کمک آن می‌توان اطلاعات لازم را درباره دسترسی‌ها، اصلاح و یا حذف قراردادها دریافت کرد.
جستجوی قدرتمند
شیرپوینت و آفیس 365 یکی از پیچیده‌ترین قابلیت‌های جستجو را برای پیدا کردن مقادیر زیادی از محتوا شامل داده‌ها و اسناد را فراهم می‌کند. این دو سیستم از پشتیبانی جستجوی چندزبانه و فیلتر‌های جستجوی قدرتمند نیز پشتیبانی می‌کنند.
همکاری
سیستم‌عامل‌های شیرپوینت و آفیس365 به دلیل قابلیت همکاری در اسناد، بسیار شناخته شده هستند، که این شهرت به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد اسناد محرمانه را بصورت ایمن در داخل و خارج سازمان به اشتراک بگذارند. همچنین با اجازه‌دادن به اعضای تیم قرارداد، برای دسترسی و ویرایش به‌موقع بخش‌های قراردادها، می‌توان بهره‌وری را افزایش داد.
مدیریت فراداده
فراداده (Matadata) مشترک قراردادی از قبیل منطقه تجاری، نوع قرارداد، شماره قرارداد، ارزش قرارداد، تاریخ شروع و اتمام، تاریخ تمدید و غیره را می‌توان با استفاده از سیستم‌عامل‌های شیرپوینت و آفیس 365 بصورت متمرکز و کارآمد مدیریت کرد. به کمک شیرپوینت و آفیس 365 می‌توان فراداده را طبق نیاز شغلی خود سازماندهی و جستجو کرد.
کنترل نسخه اسناد
شیرپوینت و آفیس 365 از توانایی بسیار خوبی برای مدیریت کنترل نسخه‌های مختلف قراردادها در طول چرخه عمر خود برخوردار هستند. هر دوی این سیستم‌ها به تیم قرارداد کمک می‌کنند تا تغییراتی را که در قرارداد پدیدار می‌شود، پیگیری کند.
