چگونه شیرپوینت و آفیس 365 می توانند فرآیندهای منابع انسانی را خودکار کنند؟
شیرپوینت یک پلتفرم همه کاره است که هر بخش از سازمان می‌تواند با توجه به نیازهای خاص خود از آن استفاده کرده و آن را سفارشی کند. سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت، برای ساده سازی روند پردازش کارکنان، ذخیره ایمن اطلاعات شخصی کارکنان، به روز رسانی فعالیت های کارکنان، مدیریت مرخصی و حضور، مدیریت راحت فرآیند استخدام و غیره استفاده می شود. شرکت‌ها می‌توانند پورتال‌های منابع انسانی سفارشی را برای بهبود عملکرد شیرپوینت خود ادغام کنند. این پورتال‌های منابع انسانی می‌توانند در بسیاری از زمینه‌ها، به تیم منابع انسانی کمک کنند. بخش منابع انسانی در سازمان‌ها باید وظایف و فرایندهای زیادی را به صورت روزمره انجام دهند. بیشتر این وظایف تکراری هستند و یک جریان ساده برای حصول اطمینان از بهره وری آن‌ها ضروری است.
بسیاری از وظایف کارمندان، از جمله ورود و خروج، بررسی سیاست های کارمندان و سایر وظایف آن‌ها را می‌توان با استفاده از ابزارهای عالی ارائه شده توسط مایکروسافت، به صورت خودکار و بسیار ساده انجام داد. بخش های منابع انسانی همچنین می‌توانند از نرم افزار عالی مدیریت منابع انسانی ارائه شده توسط شرکت مایکروسافت جهت ساده سازی امور جاری در سازمان استفاده نمایند. با استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت، به راحتی می‌توانید وظایف تکراری درون سازمان‌ها را خودکار کنید و با ایجاد گردش کار خودکار، کلیه وظایف را بدون وقفه و مشکل انجام دهید. شیرپوینت دارای تعداد زیادی ابزار و ویژگی های خارق العاده است، که به بخش‌های منابع انسانی درون سازمان‌ها کمک می کند تا وظایف خود را با حداکثر کارایی ممکن انجام دهند. در ادامه به برخی از ابزارهای هوشمند آفیس 365 مایکروسافت شیرپوینت که توسط آن‌ها می‌توان بسیاری از وظایف منابع انسانی را آسان کرد، اشاره می شود:
مایکروسافت فرم (Microsoft Forms)
درک انتظارات و دیدگاه‌های کارکنان برای یک متخصص منابع انسانی بسیار حیاتی است. نظرسنجی ها و بررسی ها به شما کمک می کنند تا بینش و دیدگاه کارمندان را در مورد فعالیت های تیمی، جاری و غیره درک کنید. با استفاده از ابزار مایکروسافت فرم، می توانید به راحتی نظرسنجی ها و بررسی های مختلفی را ایجاد کنید و به تحلیل آن‌ها بپردازید. کارکنان می‌توانند از طریق یک مرورگر وب و حتی با استفاده از دستگاه های تلفن همراه به این فرم‌ها دسترسی پیدا کنند.
جریان‌کار مایکروسافت (Microsoft Flow)
از ابزار جریان کار مایکروسافت یا Microsoft Flow می‌توان برای ایجاد گردش کار سفارشی شده استفاده نمود، که به کارکنان این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را خودکار کنند. کارکنان می‌توانند یک گردش کار بسیار ساده که به شیرپوینت متصل است را برای انجام وظایف سازمانی خود استفاده کنند. با این کار، سیستم به طور خودکار ایمیل‌های کاری را در زمان مناسب برای افراد مناسب ارسال می‌کند. این اتفاق هر بار که مدیر یک کاربر جدید را به لیست شیرپوینت اضافه می‌کند، اتفاق می‌افتد.
درخواست‌ها را به سرعت پردازش کنید
بخش‌های منابع انسانی باید بسیاری از درخواست‌ها و مجوز‌ها را مرتبا مدیریت و پردازش کنند. از جریان‌کار مایکروسافت یا مایکروسافت Flow برای ساده‌سازی مراحل پردازی می‌توان استفاده کرد. بزرگترین مزیت این ابزار این است که با تمام داده‌های ذخیره شده در شیرپوینت و برنامه‌های مرتبط، کار می‌کند. با استفاده از این قابلیت می توان درخواست تایید از یک مرکز واحد را مدیریت و پردازش کرد. با یک نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی مناسب، می‌توانید تمام درخواست های یک پورتال مدیریت متمرکز را مدیریت کنید.
مایکروسافت پلنر (Microsoft Planner)
هنگام کار با تیم‌های مختلف و پروژه های متعدد، پیگیری امور و وظایف بسیار دشوار خواهد شد. مایکروسافت پلنر به شما امکان تعیین وظایف، ایجاد و سازماندهی برنامه‌ها و دریافت به روزرسانی‌های مرتبط با پیشرفت کار را می‌دهد. مایکروسافت پلنر، ابزاری بسیار ساده و روشی کاملا بصری برای کنترل دقیق کار تیمی است. مایکروسافت پلنر توانایی‌های زیادی برای برقراری ارتباط و همکاری در میان اعضای تیم دارد.
مایکروسافت پاوراَپز (Microsoft Power Apps)
با استفاده از مایکروسافت PowerApps می‌توان به راحتی برنامه‌هایی برای کارکنان و مدیران منابع انسانی ایجاد نمود تا مشکلات خاص را برطرف کرد. این کار را می‌توان بدون نوشتن یک خط کد انجام داد. برنامه‌هایی که با استفاده از این ابزار ایجاد می‌شونددر کلیه دستگاه‌ها کار می‌کنند. از الگوهای از پیش ساخته شده می‌توان برای ایجاد راه‌حل‌هایی مانند ابزار مصاحبه یا مواردی مانند صندوق پیشنهادات استفاده نمود.
کارکنان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از پورتال های منابع انسانی شیرپوینت، عملیات و محتوای مربوط به کارمندان سازمان را مدیریت کنند. مدیریت اسناد برای تیم منابع انسانی بسیار آسان می‌شود، زیرا آن‌ها می‌توانند تغییرات صورت گرفته را پیگیری کرده و تاریخچه اسناد، قرارداد یا شرح وظایف کارمند را مشاهده کنند. رمزگذاری داده ها به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا از اطلاعات حساس کارمندان محافظت کنند، دسترسی را کنترل کنند، بارگیری اسناد را تعیین کنند و غیره. شیرپوینت همچنین می‌تواند هشدارهایی درباره دسترسی غیرمجاز به اطلاعات کارمندان ایجاد کند.
کارکنان منابع انسانی باید مطمئن شوند که خط مشی شرکت با قوانین کار ایالتی، محلی و فدرال مطابقت دارد. آن‌ها همچنین باید مطمئن شوند که کارمندان از خط مشی شرکت پیروی می‌کنند. مدیریت منابع انسانی می‌تواند مقررات را با سیاستها و روش های ذخیره شده مرکزی مرتبط سازد.
پورتال‌های منابع انسانی شیرپوینت به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا به راحتی تعداد زیادی از برنامه‌های کارمندان را تامین کند. به جای بررسی صدها رزومه سیاه و سفید، مدیر منابع انسانی می‌تواند با انجام جستجو در پایگاه داده، رزومه مورد نظر خود را پیدا کند. مدیریت منابع انسانی می‌تواند با مرور چک لیست های مرکزی یکپارچه، کارهای انجام شده را پیگیری کند. از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت می‌توان برای تهیه گزارش و جمع آوری آمار مصاحبه کارمندان استفاده کرد. همچنین می توان برای دعوت از داوطلبان، از ایمیل های مصاحبه خودکار استفاده کرد.
